Referent ds. kancelaryjno-biurowych

Warszawa, 2025-02-28

Warszawa, 28.02.2025 r.

Dyrektor Schroniska na Paluchu im. Jana Lityńskiego – jednostki organizacyjnej m.st. Warszawy ogłasza nabór na 1 (jedno) wolne stanowisko urzędnicze:
referent ds. kancelaryjno-biurowych

Do głównych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało:

• stała współpraca z Dyrektorem Schroniska w zakresie funkcjonowania i pracy sekretariatu;
• obsługa interesantów i gości;
• obsługa korespondencji przychodzącej zewnętrznej i wewnętrznej, e-maili, faktur, wniosków w tym pism i wystąpień oraz prowadzenie ich ewidencji poprzez prowadzenie dzienników pism przychodzących, wychodzących i rejestru faktur;
• przygotowywanie korespondencji przychodzącej do przedłożenia Dyrekcji Schroniska;
• otwieranie korespondencji kierowanej do Schroniska i Dyrektora Schroniska za wyjątkiem korespondencji adresowanej imiennie lub z dopiskiem do rąk własnych;
• zaopatrywanie otrzymanej korespondencji pieczęcią z datą wpływu na pierwszej stronie pisma a nie otwartej kopercie;
• wpisywanie otrzymanej korespondencji do dziennika pism przychodzących
  i nadawanie jej liczby porządkowej( l.dz);
• przekazywanie całości korespondencji otrzymanej i pism do podpisu w celu zapoznania się i dekretacji oraz podpisu;
• przeglądanie zadekretowanej korespondencji oraz rozdzielanie i przekazywanie jej wskazanym w dekretacji osobom za pokwitowaniem w dzienniku korespondencyjnym, bez zbędnej zwłoki;
• przygotowywanie i wysyłanie korespondencji w zapieczętowanej kopercie

i odnotowanie tego faktu na kopii pisma wpisując datę wysłania potwierdzoną podpisem po wcześniejszym wpisaniu pisma do rejestru pism wychodzących;

• obsługa centrali telefonicznej poprzez odbieranie połączeń i kierowanie ich do właściwych adresatów, a także udzielanie informacji telefonicznych w zakresie obejmującym organizację pracy Schroniska;
• prowadzenie ewidencji dokumentów poprzez prowadzenie dzienników korespondencyjnych;
• prowadzenie teczek dotyczących kontroli, sprawozdawczości etc. zgodnie z JRWA
• archiwizacja dokumentacji w zakresie prowadzonych spraw;
• przygotowywanie rejestrów/raportów itp. dla sekretariatu i innych działów;
• dokumentowanie spotkań, zebrań i narad z pracownikami i wolontariuszami organizowanymi przez Dyrektora Schroniska;
• udział w zebraniach i szkoleniach przez pracodawcę;
• zaopatrywanie stanowisk pracy w artykuły biurowe;
• realizacja zamówień we współpracy ze stanowiskiem magazynier/robotnik gospodarczy;
• bezzwłoczne informowanie Dyrektora Schroniska o wszelkich kontaktach jednostek nadrzędnych i współpracujących, mediów a także wypadkach, kontrolach, inspekcjach oraz innych ważnych dla Dyrektora sprawach np.: spotkaniach, naradach, wywiadach

i szkoleniach – w tym także wpisanych w prowadzony terminarz;

nadzór nad okresowymi przeglądami urządzeń w Schronisku;

• administrowanie witryną internetową;
• prowadzenie rejestru i zbioru zarządzeń i decyzji jednostek nadrzędnych;
• udział w innych zespołach realizacyjnych  ( m.in. współpraca przy WDZ, Dzień Otwarty);
• koordynacja pracy społecznie użytecznej i pracy osób skierowanych celem odpracowania zadłużenia; współpraca z sądami lub innymi jednostkami, obsługa korespondencji, rejestracja osób skierowanych, sprawozdawczość.

Wymagania konieczne:

• wykształcenie średnie
• pełna zdolność do czynności prawnych,
• korzystanie z pełni praw publicznych,
• nieposzlakowana opinia,
• niekaralność za przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego oraz przestępstwa skarbowe popełnione umyślnie.

Wymagania pożądane:

• wysokie kompetencje interpersonalne i umiejętność koordynacji działań;
• umiejętność swobodnej wypowiedzi;
• dobra znajomość obsługi MS Office, praktyczna umiejętność administrowania witryną internetową;
• znajomość przepisów: rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawy o ochronie danych osobowych, regulaminu Schroniska na Paluchu im. Jana Lityńskiego,
• zaangażowanie w wykonywaną pracę, samodzielność rzetelność, obowiązkowość
  i dokładność, terminowość, odporność na stres i pracę pod presją czasu;
• umiejętności analityczne, umiejętność pracy w zespole, komunikatywność, otwartość na zmiany i poszerzanie wiedzy, wysoka kultura osobista;

Wymagane dokumenty i oświadczenia:

• podpisany kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• podpisane curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej, 
• podpisany list motywacyjny,
• kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie,
• kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie niezbędnych kwalifikacji
  i uprawnień zawodowych,
• kserokopie świadectw pracy dokumentujących wymagany staż pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu, zawierające okres zatrudnienia, w przypadku pozostawania w stosunku pracy,
• kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie dodatkowych kwalifikacji,
• w przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego kserokopia dokumentu określonego  w przepisach o służbie cywilnej potwierdzającego znajomość języka polskiego,
• kserokopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku kandydata, który zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dn. 21.11.2008r. o pracownikach samorządowych,
• podpisane oświadczenie o posiadanym obywatelstwie,
• podpisane oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i  korzystaniu
  z pełni praw publicznych,
• podpisane oświadczenie o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane  z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• podpisane oświadczenie o posiadaniu nieposzlakowanej opinii,
• podpisana zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych (zamieszczona poniżej).
  Oferty nie zawierające klauzuli nie będą rozpatrywane.
• osoba wybrana do zatrudnienia będzie zobowiązana do przedstawienia oryginału aktualnego „Zapytania  o udzielenie informacji o osobie” z Krajowego Rejestru Karnego.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce,
w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6 %.

Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

Miejsce pracy: Praca w budynku administracyjnym Schroniska przy ul. Paluch 2. Bezpieczne warunki pracy. Budynek niedostosowany dla osób niedowidzących i niewidzących. Budynek jednopoziomowy, bez schodów umożliwiający wjazd wózkiem inwalidzkim. Budynek oraz ciągi komunikacyjne o szerokości umożliwiającej poruszanie się wózkiem inwalidzkim. W budynku jest jedna toaleta dostosowana do poruszania się wózkiem inwalidzkim.

Stanowisko pracy: Stanowisko pracy związane z pracą przy komputerze, przemieszczaniem się wewnątrz budynku i w terenie, w tym terenie Schroniska o powierzchni ok. 2,5 ha oraz rozmowami telefonicznymi. Na stanowisku pracy brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym.

Prosimy o załączenie podpisanej odręcznie następującej klauzuli:

Oświadczam, iż zostałem poinformowany o tym, że:

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego, ul. Paluch 2, (02-147) Warszawa,

Inspektor ochrony danych

Kontakt z inspektorem ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem:

e-mail: iod@napaluchu.waw.pl lub pisząc na adres Administratora z dopiskiem “IOD”

Cel i podstawa przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego na podstawie art.6 ust. 1 lit b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz na podstawie Ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) i Ustawy Kodeks pracy (Dz. U. 1974 nr 24 póz 14 z póz. zm.) – art. 6 ust. 1 lit c RODO, w przypadku złożenia kopii dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność, w przypadku gdy kandydat zamierza skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ustawy o pracownikach samorządowych podstawą przetwarzania jest (art. 9 ust. 1. lit b RODO).

Natomiast inne dane, w tym dane do kontaktu, na podstawie zgody (art.6 ust.1 lit a RODO), która może zostać odwołana w dowolnym czasie.

Odbiorcy danych osobowych

Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru stanowią informację publiczną. W związku z tym każdemu kto zwróci się do Administratora z żądaniem udostępnienia danych kandydatów, dane w zakresie imienia i nazwiska  oraz miejscowości zamieszkania  zostaną udostępnione (zgodnie z Art. 13. 2a pkt 4 Ustawy o Pracownikach samorządowych).

Dane osobowe wybranego kandydata będą upublicznione w Biuletynie Informacji Publicznej i na tablicy informacyjnej Schroniska na Paluchu im. Jana Lityńskiego w zakresie imienia i nazwiska oraz miejscowości zamieszkania kandydata.

Informujemy, że rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi kandydatami będą przeprowadzane
z udziałem upoważnionych przez Administratora pracowników m. st. Warszawy nadzorujących pracę Schroniska.

Okres przechowywania danych

Dane zgromadzone w procesie rekrutacji będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji, nie dłużej jednak niż 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji. Następnie dane osobowe będą komisyjnie zniszczone (nie dotyczy danych kandydata, który zostanie zatrudniony w wyniku rekrutacji).

Okres przechowywania danych

Dane zgromadzone w procesie rekrutacji będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji, nie dłużej jednak niż 3 miesiące po zakończeniu procesu rekrutacji. Następnie dane osobowe będą komisyjnie zniszczone (nie dotyczy danych kandydata, który zostanie zatrudniony w wyniku rekrutacji).

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, żądania ich sprostowania (poprawienia) swoich danych osobowych lub usunięcia, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie udzielonej zgody prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wniesienie żądania usunięcia danych jest równoznaczne z rezygnacją z udziału w procesie rekrutacji prowadzonym przez Schronisko na Paluchu  im. Jana Lityńskiego. Ponadto przysługuje kandydatowi prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.

Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na niezgodne z prawem przetwarzanie jej danych osobowych. Organ ten będzie właściwy do rozpatrzenia skargi z tym, że prawo wniesienia skargi dotyczy wyłącznie zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych, nie dotyczy zaś przebiegu procesu rekrutacji.

Informacja o wymogu podania danych

Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art.221 kodeksu pracy i ustawy o pracownikach samorządowych jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.

……………………………………………….

Podpis kandydata

Składanie ofert:

Osoby zainteresowane prosimy o dostarczenie kompletu dokumentów w terminie do dnia
11 marca 2025 r. do godziny 16.00 (decyduje data wpływu):

1. pocztą lub osobiście na adres: Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego, ul. Paluch 2, 02-147 Warszawa z dopiskiem na kopercie: „oferta na stanowisko: referent ds. kancelaryjno-biurowych ”
2. w postaci elektronicznej podpisane przez kandydata podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód). Poniżej opis składania dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej.

Dokumenty uważa się za dostarczone w terminie, jeżeli wpłynęły na ww. adres lub przez e-PUAP w terminie do dnia 11 marca 2025 roku.

Składanie dokumentów rekrutacyjnych w formie elektronicznej

1. W pierwszej kolejności należy opatrzyć własnym elektronicznym podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym (e-dowód) następujące dokumenty:

· curriculum vitae z przebiegiem nauki i pracy zawodowej;

· list motywacyjny;

· oświadczenie o posiadanym obywatelstwie, pełnej zdolności do czynności prawnych,
o korzystaniu z pełni praw publicznych, o tym że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, o posiadaniu nieposzlakowanej opinii;

· zgoda na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych;

Podpisanie dokumentów podpisem zaufanym lub osobistym (e-dowód) odbywa się poprzez stronę: www.gov.pl

Dokumenty można podpisać każdy osobno lub w jednym pliku. Zalecany format przesyłanych plików: .pdf. Pozostałe dokumenty wymagane w ogłoszeniu rekrutacyjnym nie muszą być podpisane w opisany wyżej sposób.

• Wysyłanie dokumentów rekrutacyjnych:

Wszystkie wymagane w ogłoszeniu dokumenty należy złożyć za pomocą platformy e-PUAP: www.epuap.gov.pl. Kandydat po zalogowaniu się na swój profil zaufany kolejno wybiera:

· katalog spraw,

· sprawy ogólne,

· pisma do urzędu,

· pismo ogólne do podmiotu publicznego, niebieski prostokąt – „załatw sprawę”,

· w okienku „wybierz urząd lub instytucję” należy wprowadzić: „Schronisko na Paluchu im. Jana Lityńskiego,

· z listy „Rodzaj pisma” należy wybrać: „Inne pismo”, w polu „Inny rodzaj pisma” wpisujemy „REKRUTACJA”, wpisujemy „tytuł pisma”: „oferta na stanowisko: referent ds. kancelaryjno– biurowych ” w treści pisma jest możliwość wpisania dowolnego tekstu informującego
o złożeniu dokumentów,

· dołączamy wszystkie wymagane w ogłoszeniu dokumenty,

· klikamy „Dalej”, wybieramy „Podpisz”, „Podpisz podpisem zaufanym”, podpisujemy (dokumenty przesłana bez złożenia podpisu zostaną uznane za nieważne!), klikamy „wyślij”, na górze strony pojawi się zielony napis informujący o wysłaniu pisma, Istnieje możliwość pobrania Urzędowego Potwierdzenia Przedłożenia (UPP), czyli potwierdzenia wysłania

Wybrany kandydat przed zawarciem umowy o pracę, zobowiązany jest przedłożyć do wglądu oryginały świadectw pracy, zaświadczeń i innych złożonych dokumentów.